Escritório contábil: prazos cumpridos sem correria
Coleta de documentos, prazos fiscais e onboarding de cliente automatizados
Carteira de 180 empresas, picos mensais de fechamento e um WhatsApp que recebe documento, dúvida e reclamação no mesmo lugar.
Cenário ilustrativo criado pela Work IA para demonstrar o funcionamento do produto. Não representa cliente, depoimento ou resultado medido.
Antes e depois
Hoje, sem a Work IA
- Cobrança de documento feita manualmente, cliente por cliente
- Mesma dúvida sobre DAS, pró-labore e nota respondida 20 vezes por semana
- Documento perdido no meio da conversa
- Onboarding de cliente novo sem padrão
Com agentes + CRM
- Cadência de cobrança por competência, parando quando o documento chega
- Agente responde dúvidas recorrentes com base no material do escritório
- Anexos organizados por cliente e competência no CRM
- Checklist de onboarding com responsável e prazo por etapa
Como o agente é configurado
- Canais
- WhatsApp e e-mail
- Persona
- Analista atencioso, linguagem simples, sem jargão fiscal
- Base de conhecimento
- Calendário de obrigações, documentos por regime, procedimentos internos
- Regras rígidas
- Nunca dá parecer fiscal ou orientação tributária definitiva — encaminha ao contador responsável
- Handoff humano
- Dúvida técnica, notificação de fisco e reclamação
Conversa de demonstração
Oi, Marcelo! Faltam 5 dias para o fechamento de março. Ainda estou sem os extratos bancários e as notas de serviço do mês.
Os extratos eu mando hoje. As notas o sistema não deixou exportar.
Sem problema. Você pode enviar em PDF mesmo, ou tirar print da listagem — o time consegue conciliar. Assim que chegar eu confirmo aqui.
Segue o extrato.
Recebido ✅ Extratos de março registrados. Falta só a nota de serviço; te lembro na quinta se ainda não tiver chegado.
Funil e automações
Cobrança por competência
Lembretes em D-10, D-5 e D-2 do prazo, com lista do que falta.
Confirmação de recebimento
Documento anexado atualiza o status e agradece automaticamente.
Calendário fiscal
Aviso antecipado de obrigações relevantes para o regime do cliente.
Onboarding guiado
Sequência de boas-vindas com checklist e responsável por etapa.
Simulação de impacto
- • Simulação didática — não é resultado medido de cliente
- • 180 clientes e 3 cobranças manuais/mês por cliente, 4 minutos cada
- • Hipótese: 70% das cobranças passam a ser automáticas
| Indicador | Cenário atual | Cenário simulado |
|---|---|---|
| Horas de cobrança/mês | 36h | ≈11h |
| Documentos no prazo | sem medição | painel por competência |
| Foco do time | cobrança | análise e consultoria |